omv2-001Hier finden Unternehmen und NPOs Hinweise zur erfolgreichen Umsetzung von COVO-Projekten.

Vorüberlegungen & Rahmenbedingungen
Wirksame, nachhaltige COVO-Projekte brauchen sorgfältige Vorbereitung. Sie werden so professionell geplant wie Projekte im Kerngeschäft: Es braucht ein Projektziel, eineN VerantwortlicheN, einen Ressourcenplan und einen Ablaufplan.

Vorüberlegungen im Detail

Erste Fragen für Unternehmen sind meist:

  • Welchem gesellschaftlichen Thema wollen wir uns widmen?
  • Welches Ergebnis streben wir an? Wie wollen wir das messen?
  • Welche Ressourcen brauchen und haben wir dafür?
  • Wie wählen wir einen passenden Partner aus? Wie groß oder klein soll die Organisation sein?
  • Welche Entscheidungen braucht es im Unternehmen, wen müssen wir einbinden?

Welche Fragen stellen sich NPOs?

  • Welche Art von Hilfe möchten wir haben – Fachwissen oder zupackende Hände?
  • Suchen wir einen Partner für eine einmalige Aktion oder für eine längere Kooperation?
  • Was konkret wollen wir in der Kooperation erreichen und umsetzen?
  • Welche Ressourcen müssen wir bereitstellen?

Bei COVO-Projekten können verschiedene Ziele nebeneinander stehen. Ein wichtiger erster Schritt ist es daher, Ziele klar zu definieren und mit dem Partner abzustimmen.

Mögliche Ziele der Unternehmen:

  • Gutes tun, etwas zurückgeben
  • das Team stärken
  • Kompetenzen entwickeln
  • Firmenwerte (er)lebbar machen

Auch bei NPO´s kann es verschiedene Ziele geben, z.B.

  • Punktuelle Hilfe beim einem (Umbau-, Gestaltungs-)Vorhaben, einem Fest oder Ausflug
  • Ergänzung in der täglichen Arbeit (Abwechslung, Zusatzleistungen für KlientInnen)
  • Wissenstransfer
  • Advocacy: Bewusstseinsbildung für Anliegen der Zielgruppe, Darstellung der eigenen Arbeit

Auch Nichtziele sollten definiert werden, wie z.B.

  • Fundraising (kein Geld für die Organisation außer für das COVO-Projekt)
  • Firmenwerbung durch Projekt

Zeitlicher Rahmen eines COVO Projektes

Möglich ist vieles, vom einmaligen Einsatz über projektbezogene Zusammenarbeit bis zur langfristigen Partnerschaft. Manches entwickelt sich im Tun, aber ein grober Horizont sollte vorab festgelegt werden. Bei längerfristigen Projekten sind Meilensteine und Zwischengespräche zur Auswertung empfehlenswert.

Welche Ressourcen sollte man für ein COVO Projekt planen

  • Zeitliche Ressourcen der MitarbeiterInnen
  • Eventuell Sach- oder finanzielle Ressourcen einplanen (Fahrzeuge, Material)
  • Projektleitung (intern oder durch externe Begleitung)

Wie finde ich den richtigen Partner?

Bei der Suche nach dem passenden Partner helfen spezielle Vermittler oder designierte Ansprechpersonen in der NPO. (mehr zur Partnersuche)

Erstkontakt und Vorbereitung

Bei den ersten Gesprächen zwischen Unternehmen und NPOs geht es vor allem um gemeinsame Ziele. Wichtig sind in dieser Phase Klarheit über die eigenen Anliegen und ein respektvoller Dialog.

Erstkontakte und Vorbereitung im Detail

Arbeiten zwei Organisationen erstmals zusammen, braucht das Kennenlernen Zeit und Geduld. „Passen die zu uns?“, fragen sich vor allem die NPOs. Ein offener Austausch über die Werte und die Ziele, die mit einem Projekt verfolgt werden, fördert Vertrauen und ist „Schmierstoff“ für die spätere Zusammenarbeit.

In der Vorbereitung geht es vor allem um eine gute Balance von Aufwand und Nutzen – und das auf beiden Seiten! Diese Ausgewogenheit trägt wesentlich dazu bei, dass das Projekt als Erfolg wahrgenommen wird – und dass es vielleicht zu einer längerfristigen Partnerschaft kommt.

Sitzen FirmenvertreterIn und NPO-Ansprechperson an einem Tisch, sind noch zwei Zielgruppen mitzudenken: Die „Volunteers“, also die MitarbeiterInnen mit ihren Interessen und die KlientInnen der NPO. Was motiviert die MitarbeiterInnen, was möchten sie umsetzen und erleben? Wovon profitieren die KlientInnen und wo braucht es Vorsicht und vor allem Vorwissen um ihre Lebenssituation und um die Arbeitsweise der SozialarbeiterInnen?

Eine genaue Ressourcen- und Zeitplanung ist das Herzstück der Vorbereitung. Wer macht wann was, was ist vorzubereiten? Braucht es zusätzliche Geldmittel? Damit alle MitarbeiterInnen beim Einsatz selbständig agieren können, brauchen sie ebenso wie die Ansprechpersonen in der NPO gut aufbereitete Informationen. Und einen Plan B, wenn etwas nicht klappt. Die Planung sollte über den konkreten Arbeitseinsatz hinausgehen: Wie und wann evaluieren wir den Erfolg? Wer kommuniziert über welche Medien darüber und wie ist das abzustimmen?

Am Ende der Vorbereitungsphase sollten beide Seiten ein klares Bild davon haben, was bei den „Aktionen“ passiert und was sie sich unter einer erfolgreichen Umsetzung vorstellen.

Durchführung

Nun wird es endlich „ernst“ – der Freiwilligeneinsatz beginnt. Nun sind vor allem die MitarbeiterInnen gefordert. Gut, wenn sie Zeit haben, sich vor Ort zu orientieren und die Menschen dort kennenzulernen. Während der Arbeit am Projekt brauchen sie vor allem eine Ansprechperson – und Flexibilität, um mit den vielleicht ungewohnten Herausforderungen umzugehen.

Durchführung im Detail

Ob die MitarbeiterInnen sich wirklich auf die Erfahrung vor Ort einlassen können, hängt von mehreren Faktoren ab. Ist das Ziel des Projekts klar und für Sie attraktiv? Wissen Sie, was sie erwartet? Haben sie sich freiwillig auf das Projekt eingelassen und innerlich „ja“ gesagt? Können sie sich notfalls zurückziehen oder nachfragen, wenn etwas irritiert?

Ganz praktisch brauchen die MitarbeiterInnen natürlich die nötigen Arbeitsmittel und Anweisungen. Bei handwerklichen Tätigkeiten ist auch die Sicherheit im Umgang mit Geräten zu achten. Im Seniorenbereich sollten rechtliche Aspekte gut geklärt sein, um Verstimmungen oder Krisen zu vermeiden.

Besonderes Augenmerk verdient der Abschluss des Einsatzes. Eine kurze Rückschau und Verabschiedung runden den Tag ab und stärken das Gefühl, gemeinsam etwas umgesetzt zu haben.

Auswertung und Ausblick

Gut war’s! Aber war’s auch mehr als ein schöner Tag? Wer sorgfältig plant, wird sich auch für die Evaluierung Zeit nehmen. Sowohl in der eigenen Organisation als auch mit dem Partner. Wurden die Ziele erreicht? Gab es unerwartete Nebeneffekte? Und: War das der Beginn einer wunderbaren Partnerschaft?

Auswertung und Ausblick im Detail

Je genauer die Ziele im Vorfeld benannt wurden, desto leichter fällt die Auswertung. Allerdings kann auch Nutzen entstehen, wo er gar nicht erwartet wurde. Die MitarbeiterInnen auf beiden Seiten haben dazu vielleicht ganz überraschende Inputs. Hürden, Pannen, offene Fragen oder schwierige Situationen sind Hilfen bei der Anpassung von Programmen. Wer sie offen anspricht, bringt das Ganze hilfreich voran.

Nun ist auch die Zeit, offen über eine weitere Zusammenarbeit zu sprechen. Im Unternehmen wird das von „oben und unten“ abhängen. Äußern die MitarbeiterInnen Interesse, weiterzumachen? Gibt es Ressourcen und Interesse für eine weitere Zusammenarbeit? Wenn ja, stellen sich neue Fragen – nach dem Umfang des Engagements und dem Rhythmus.

Heikel ist manchmal die Kommunikation des Einsatzes – sofern sie nicht vorab gut besprochen wurde. Vertrauen und Ehrlichkeit sind wichtig, damit nicht im Nachhinein das Unternehmen als zu „marketing“-lastig erlebt wird und die Stimmung kippt. Ein echtes „NO GO“ sind jedenfalls unabgestimmte Veröffentlichungen.

Mit den Erfahrungen in eine neue Runde zu gehen, ist der Auftakt für die nächste Planungsphase. Mit der Chance, bereits „Champions“ im Unternehmen in die Vorbereitung und die interne Kommunikation einzubeziehen und so die bisherige verantwortliche Person zu entlasten.